Guide du Référent

Bienvenue sur ChouetteCopro, l’outil collaboratif qui facilite la gestion quotidienne des parties communes en améliorant la communication avec votre Gestionnaire et les prestataires techniques de l’immeuble pour un meilleur suivi de la résolution des incidents.

Qu'est-ce que ChouetteCopro ?

ChouetteCopro est une plateforme de communication qui simplifie l’entretien des parties communes, et met en relation les occupants, le Syndic et les prestataires techniques de l’immeuble.

Accessible sur tous les écrans (smartphones, tablettes et ordinateurs), ChouetteCopro vous permet de prendre soin de votre bien commun et valoriser votre patrimoine.

Voici le mode de fonctionnement de la plateforme :

Schéma de fonctionnement de l'appli ChouetteCopro

Les fonctionnalités de base

Signaler un incident

Signaler tout incident technique en rapport avec votre immeuble et suivre la progression de sa résolution.

Visualiser les signalements

Visualiser les signalements en cours et résolus.

Consulter les infos immeubles

Consulter les informations générales transmises par le gestionnaire de syndic/bailleur.

Quels sont les avantages de ChouetteCopro ?

Accélérer la résolution des incidents techniques du quotidien, par une déclaration immédiate depuis son mobile et un meilleur partage des informations entre les parties prenantes. Chaque habitant inscrit au service peut consulter et réagir sur les signalements, et suivre leur résolution.

Mieux remonter les incidents : en ayant l’information si l’incident a déjà été signalé, en évitant de remonter plusieurs fois le même incident, avec la possibilité de communiquer la localisation de l’incident et de joindre une photo.

Assurer un meilleur suivi opérationnel des problèmes, et pouvoir consulter l’historique des incidents techniques déjà résolus.

Améliorer la communication entre les voisins, pour une ambiance apaisée et une plus grande convivialité.

Diminuer les charges de copropriété, parce qu’une copropriété mieux entretenue génère moins de travaux à long terme.

Qui est Référent de l'immeuble ?

Ce seront les membres du Conseil Syndical dans le cas d’une copropriété, et/ou le gardien de l’immeuble s’il y en a un. L’outil étant collaboratif, plusieurs référents pourront coexister de manière profitable pour la communauté.

Les Référents sont les oreilles et les yeux du Syndic : ce dernier n’étant pas sur place, les mieux placés pour rendre compte de l’actualité de l’immeuble sont ceux qui y vivent !

Qui fait quoi : Répartition des rôles entre Syndic et Référent

Occupants Conseil Syndical / Gardien Syndic
Signaler
Mettre à jour
Clôturer
Auteur du signalement
Supprimer un abus
Nouvelle Info Immeuble
Nouvel Ordre de Service
Gérer ses alertes mail
Liste des occupants
Imprimer l'affiche (code immeuble)

Les fonctionnalités pour les Référents

Les Infos Immeubles

Les Conseils Syndicaux peuvent désormais utiliser des modèles d’infos immeuble. Les messages préremplis portent sur :

  1. Les avis de passage
  2. Les notices d’utilisation
  3. La collecte des encombrants
  4. Les règles de bon voisinage
  5. Les numéros utiles
  6. Les congés annuels

Sondages

La fonctionnalité « sondage » permet désormais aux membres du Conseil Syndical et aux Syndics de sonder les Occupants de leur immeuble.

Grâce à cet outil, vous pourrez effectuer des recensements dans votre immeuble sur de nombreux sujets :

  • La date pour l’AG ?
  • Est-ce qu’il faut mettre en place des bornes de recharge électrique ?
  • Est-ce qu’on devrait installer des caméras de vidéosurveillance ?

Comment faire un sondage  ?

  • Aller dans « Infos immeuble »
  • Puis Cliquer sur nouveau sondage
  • Compléter votre sondage

Indiquez quel est l’objet de votre sondage, puis posez votre question et détaillez les réponses possibles.

2 Options :

  • Optez pour un questionnaire avec une seule réponse possible.

Exemple :

  • Ou plusieurs réponses possibles

Exemple :

  • Confirmation

Une confirmation vous sera demandée lorsque vous validez votre sondage.

Une fois que le sondage est validé, un mail de notification sera envoyé à tous les occupants pour les inviter à répondre.

Quatre jours après la publication une relance automatique sera envoyée à l’ensemble des personnes qui n’ont pas répondu au sondage.

  • Résultat du sondage

A la clôture d’un sondage par son auteur (membres du Conseil Syndical ou Gestionnaires) les résultats sont envoyés par email aux occupants.

Lorsque le sondage est clôturé sa case est grisé comme l’image ci-dessous.

 

La communication directe

Les Référents de l’immeuble et le Syndic peuvent désormais communiquer entre eux ou vers un occupant en particulier. Dans l’optique d’améliorer les échanges sur la plateforme, cette fonctionnalité vous permettra par exemple de :

  1. Recevoir des messages de votre gardien vous informant de l’arrivée d’un colis
  2. Être contacté par votre syndic ou votre Conseil Syndical concernant un problème d’ordre privé.
  3. Disposer d’un espace d’échange entre membre du Conseil Syndical.

Pour accéder à la fonctionnalité, il suffit de suivre la procédure de signalement en cliquant sur l’onglet « Signaler« . Vous avez ensuite la possibilité de choisir votre/vos destinataire(s).

Alerte email journalière

Vous préférez ne recevoir qu’un récapitulatif journalier des signalements de votre immeuble ?

Chez ChouetteCopro, on s’adapte à vos besoins et il suffit d’aller dans l’onglet Mon compte et de cliquer sur « modifier mes alertes » pour choisir la fréquence des notifications qui vous convient le mieux !

En choisissant le récapitulatif journalier, vous recevrez un mail chaque matin à 8h avec les signalements des dernières 24 heures.

Mes alertes

Filtre CS

Afin d’éviter un afflux d’emails trop important pour vous gestionnaires, un filtre Référent/Gestionnaire peut être activé à la demande du Syndic ou les membres du Conseil syndical.

Cela peut être le cas sur des immeubles de taille relativement importante dans lesquels la communication doit être canalisée.

Lorsque le filtre est activé sur une copropriété, les Référents ont la possibilité de partager le signalement avec le Gestionnaire en cochant la case « Partager avec le Gestionnaire ».

S’il ne coche pas la case ci-dessous :

Le signalement ne sera visible que des Occupants et des Référents. Cela concerne les « Messages entre voisins » et tous les signalements qui n’ont pas de lien direct avec la gestion technique du bâtiment.

Bonnes pratiques d’utilisation

Pour vous aider à avoir la communication la plus chouette possible, nous avons sélectionné pour vous quelques bonnes pratiques d’usage de la plateforme :

Montrez que vous êtes présents

Notice d’utilisation du radiateur, avancement des travaux, compte rendu d’échanges avec les prestataires ou le Syndic – plus tôt on communique, moins les échanges seront fournis.

Parce que le trop plein de réactions est parfois lié à la nécessité d’exprimer son inquiétude, l’enjeu est de rassurer en montrant que le sujet est pris en compte.

Notez que vous serez identifié auprès des occupants grâce à une petite chouette à côté de votre nom :

Nom de l'auteur d'un commentaire

Publiez les règles de bon voisinage

Incivilité, non-respect des autres… des comportements déviants peuvent parfois avoir lieu, même sur ChouetteCopro. Dans ce cas, n’hésitez pas à nous contacter : nous sommes aussi là pour vous aider dans la modération.

Vous pouvez également poster une info immeuble rappelant les principaux points de la charte d’utilisation ou du règlement de la copropriété. Vous trouverez un modèle « règles de bon voisinage » dans les réponses types lors de la rédaction de votre info immeuble.

Ajoutez une image à un signalement pour plus de visibilité

Les signalements avec des images sont beaucoup plus visibles que ceux n’en ayant pas. De plus, cela permet aux autres occupants, au Syndic, mais également aux prestataires connectés de visualiser plus facilement la nature du problème.

Un exemple qui parle de lui-même :

Signalement avec photo

Utilisez ChouetteCopro comme support de vos réunions de suivi avec le Syndic

La traçabilité et l’historisation des incident est facile à réaliser avec ChouetteCopro, et vous permet d’organiser vos réunions avec plus des éléments de réflexion supplémentaire : quels sont les incidents les plus récurrents, qu’est ce qui peut être amélioré dans la gestion quotidienne, etc.

Support & assistance technique

Vous avez une question particulière, ou simplement besoin d’un coup de pouce ? Consultez la FAQ ou contactez-nous.

Nous sommes disponibles à l’adresse contact@chouettecopro.com

En vous souhaitant une bonne utilisation,

L’équipe ChouetteCopro