FAQ Gestionnaire - Agences interconnectées avec le logiciel métier Aramis

95% des utilisateurs trouvent leur réponse dans la FAQ

Lexique

  • Occupant = Copropriétaire / Locataire / Bailleur
  • Référent = Membre du Conseil Syndical ou Gardien
  • Gestionnaire = Gestionnaire ou Assistant(e) de copropriétés
  • Prestataire = Artisan ponctuel (électricité, plombier…) et mainteneur (chauffage, ascenseurs…)
  • Signalement = On crée un signalement lorsqu’un problème est détecté. On y indique quelle catégorie le problème concerne et les détails.

Explication de l’interconnexion

L’interconnexion permet aux données basées dans Aramis, d’être synchronisées et envoyées vers ChouetteCopro (et non l’inverse).

Voici la liste des données synchronisées :

  • Le portefeuille par gestionnaire et assistant
  • Les noms et adresses des immeubles
  • Les noms, prénoms et emails des copropriétaires
  • Les noms et emails des fournisseurs
  • Les commandes

La synchronisation s’effectue à horaire fixe, entre 8h et 20h, toutes les 2h.

1. L’interconnexion entre Aramis et ChouetteCopro

L’interconnexion marche dans un sens : de Aramis vers ChouetteCopro.

Les commandes ainsi que l’ajout, la suppression, la modification des informations relatives aux copropriétéscopropriétairesgestionnaires et prestataires sont synchronisées.

Si vous générer une commande sur Aramis par exemple, elle sera automatiquement transmise à ChouetteCopro lors de la prochaine synchronisation.

Les demandes de devis faites sur Aramis ne sont pas synchronisées sur ChouetteCopro : aucune information ne sera relayée auprès de vos copropriétaires ou fournisseurs via notre plateforme.

Vous pouvez également créer vos demandes de devis directement sur ChouetteCopro.

 

2. Mise à jour du parc avec fiche EI

Afin que ChouetteCopro puisse relier votre profil à votre parc de copropriétés, il faut mettre à jour la Fiche EI Aramis de chaque immeuble et impérativement indiquer le « Gestionnaire syndic » dans l’onglet « titre ». Vous pouvez également renseigner un « assistant(e) syndic« .
Tous autres statuts enregistrés dans cette fiche EI (exemple : comptable, responsable technique…) ne seront pas pris en compte sur la plateforme ChouetteCopro.
Le champ « Gestionnaire Syndic » doit être obligatoirement renseigné, à défaut de quoi la copropriété ne sera pas importée sur ChouetteCopro.
Quand faire la modification ?

Dès la création d’un immeuble et à chaque changement d’affectation.

Comment faire ?

Se connecter sur Aramis puis dans mon immeuble et fiche juridique d’un EI.

3. Créer une commande

Vous générez la commande sur Aramis sans l’envoyer, elle sera automatiquement inscrite sur ChouetteCopro à la prochaine synchronisation.

Dans le cas où vous la générez et, par erreur, vous l’envoyez via Aramis, pas de panique ! Votre prestataire recevra 2 demandes : une via Aramis et une via ChouetteCopro.

3.1 Bien remplir les champs titre nomenclature et nomenclature

Le champs « titre nomenclature » sera visible par toutes les personnes qui pourront lire le signalement ChouetteCopro. Alors que le champ « nomenclature » sera inséré uniquement dans le corps de votre commande, accessible par le prestataire et les membres du conseil syndical uniquement.

Nous vous conseillons donc de décrire brièvement l’objet de votre commande dans le champ « Titre nomenclature » (exemple: « intervention dans les caves à la suite d’infiltrations ») et de détailler l’objet de l’intervention dans le champ « Nomenclature » (exemple : numéro de portable de la personne avec qui le prestataire a rendez-vous, montant validé du devis, etc).

3.2 Penser à renseigner le numéro de signalement ChouetteCopro

En cas de signalement sur ChouetteCopro, il est important de copier coller le numéro du signalement ChouetteCopro dans le champs « Contrat N » (encadrés en rouges).

Si le numéro n’est pas renseigné, la commande ne sera pas rattachée au ticket existant sur ChouetteCopro et créera un autre signalement.

4. Suppression d’une commande erronée

4.1 Votre commande a déjà été synchronisée sur ChouetteCopro

Si la synchronisation est passée, la création d’une commande sur Aramis entraîne toujours sur ChouetteCopro :

  • La publication d’un signalement
  • Les notification emails associées

Ce que nous vous recommandons est de publier un ERRATUM : “Bonjour, ce signalement a été créé par erreur, ce dont nous nous excusons, veuillez ne pas en tenir compte.” en commentaire puis de clôturer le ticket sur la plateforme ChouetteCopro.

Dans l’hypothèse où il s’agirait d’un cas particulièrement grave et urgent, vous pouvez prendre contact avec nous pour envisager une suppression.

4.2 Votre commande n’a pas encore été synchronisée sur ChouetteCopro

Si une commande est supprimée avant que l’interconnexion ne soit effective, la commande ne sera pas visible sur ChouetteCopro et aucun email ne sera envoyé.

La synchronisation s’effectue à horaire fixe, entre 8h et 20h, toutes les 2h.

Le délai d’envoi de votre commande sera donc au maximum de 2h

Exemple : synchronisation à 12h => l’OS généré à 11h50 sera envoyé via la synchronisation de 12h. L’OS généré à 12h01 sera envoyé via la synchronisation de 14h.

 

5. Problèmes occupants et fournisseurs

5.1 Que faire si un occupant n’arrive pas à se connecter sur ChouetteCopro ?

Dans un premier temps, vérifiez que l’occupant en question est bien inscrit sur ChouetteCopro.

Sélectionnez l’immeuble où réside l’utilisateur, puis cliquez dans « Mon immeuble » puis  « Configurer ».

Rendez-vous en bas de page où figure la liste des occupants inscrits.

  • Si l’occupant est inscrit sur la plateforme ChouetteCopro, vous pouvez lui renvoyer une invitation.

 

  • Si l’occupant n’est pas inscrit sur la plateforme ChouetteCopro, vérifiez que l’occupant soit bien inscrit dans Aramis.

Si l’occupant n’est pas inscrit sur Aramis, nous vous invitons à renseigner son email impérativement.

Il sera automatiquement inscrit sur ChouetteCopro à la prochaine synchronisation.

La synchronisation s’effectue à horaire fixe, entre 8h et 20h, toutes les 2h.

Si l’occupant est inscrit sur Aramis :

Nous vous invitons à envoyer un email à l’adresse suivante : support@chouettecopro.com

5.2 Que faire si un prestataire n'arrive pas à se connecter sur ChouetteCopro ?

Dans un premier temps, vérifiez que le prestataire en question est bien inscrit sur ChouetteCopro.

Sélectionnez un immeuble dans le menu déroulant puis cliquez dans « Gérer » puis « Prestataires« .

Vous pouvez ensuite chercher le prestataire à l’aide de la barre de recherche « Prestataires ».

Si le prestataire est bien inscrit, il convient de vérifier :

  • que l’email renseigné est correct
  • que le prestataire ouvre la plateforme depuis un navigateur CHROME
  • qu’il a bien supprimé ses cookies

 

Comment supprimer ses cookies
  • Ouvrir une page Google Chrome
  • Se rendre sur la page de ChouetteCopro
  • Cliquer sur le cadenas en haut à gauche, puis sur « Cookies »

  • Cliquer sur supprimer autant de fois qu’il y a de cookies.

Si le prestataire n’est pas inscrit sur la plateforme ChouetteCopro, vérifiez que le prestataire soit bien inscrit dans Aramis :

  • Si le prestataire n’est pas inscrit sur Aramis, nous vous invitons à renseigner son email impérativement. Il sera automatiquement inscrit sur ChouetteCopro à la prochaine synchronisation. La synchronisation s’effectue à horaire fixe, entre 8h et 20h, toutes les 2h.
  • Si le prestataire est déjà inscrit sur Aramis, nous vous invitons à envoyer un mail à l’adresse suivante : support@chouettecopro.com

6. Modification des informations personnelles

Afin de modifier vos informations personnelles (adresse email, nom, prénom, numéro de téléphone), vous devez effectuer cette action directement dans Aramis.

Vous pouvez modifier les informations suivantes sur la plateforme ChouetteCopro :

  • Vos alertes par email (toutes personne n’ayant jamais finalisée son inscription est paramétrée par défaut en récapitulatif journalier)
  • La visibilité de la pastille de notification sur les signalements
  • Votre mot de passe

Pour se faire, cliquez sur l’onglet « mon compte ».

Cliquez ensuite sur le bouton « modifier mes informations ».

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Contactez-nous : support@chouettecopro.com