FAQ Gestionnaire - Agences interconnectées avec le logiciel métier Crypto

95% des utilisateurs trouvent leur réponse dans la FAQ

Lexique

  • Occupant = Copropriétaire / Locataire / Bailleur
  • Référent = Membre du Conseil Syndical ou Gardien
  • Gestionnaire = Gestionnaire ou Assistant(e) de copropriétés
  • Prestataire = Artisan ponctuel (électricité, plombier…) et mainteneur (chauffage, ascenseurs…)
  • Signalement = On crée un signalement lorsqu’un problème est détecté. On y indique quelle catégorie le problème concerne et les détails.

Explication de l'interconnexion

L’interconnexion permet aux données basées dans Crypto, d’être synchronisées et envoyées vers ChouetteCopro (et non l’inverse).

Voici la liste des données synchronisées :

  • Le portefeuille par gestionnaire et assistant
  • Les noms et adresses des immeubles
  • Les noms, prénoms et emails des copropriétaires
  • Les noms et emails des fournisseurs

La synchronisation s’effectue 1 fois par jour : à 4 heure du matin

1. L'interconnexion entre Crypto et ChouetteCopro

L’interconnexion marche dans un sens : de Crypto vers ChouetteCopro.

L’ajout, la suppression, la modification des informations relatives aux copropriétéscopropriétairesgestionnaires et prestataires sont synchronisées.

Les demandes de devis et commandes faites sur Crypto ne sont pas synchronisées sur ChouetteCopro.

Vous pouvez créer vos demandes de devis et commandes directement sur ChouetteCopro.

2. Mise à jour du parc et rattachement

2.1 Parcours création d'un nouvel immeuble

Cliquer sur « Fichiers de base », « Immeuble » puis « Créer ».

Compléter la fiche (adresse, administratif) et le code entité (référence interne du client)

Le rattachement d’un gestionnaire sur l’immeuble

  • Cliquer sur Syndic et AG
  • Modifier les rattachements gestionnaires/comptable/Assistant, ils correspondent aux initiales du gestionnaire enregistré sur le logiciel métier (exemple ci-dessous : Thomas Debars – TD)

Modification du digicode

2.2 Mise à jour du parc – lot géré sur immeuble géré

Par exemple, vous récupérez un mandat de gestion locative (Mr Dupont – 18 rue Béranger) sur l’immeuble géré en syndic (l’immeuble – 18 rue Béranger).

Le but est que votre client (bailleur) puisse avoir ses accès sur les parties communes (syndic) et les parties privatives (gestion locative).

Parcours de la création d’un nouveau lot géré sur un immeuble géré :

Cliquer sur « Fichier de base », « lot » puis « recherché »

Entrer le code immeuble concerné (géré en syndic) et sélectionner par activité puis cocher syndic.

Cliquer sur la flèche à côté des onglets

Cliquer sur gérance

Cliquer sur création d’un nouveau mandat

 

2.3 Mise à jour du parc et rattachement - lot Isolé

Parcours création d'un nouveau lot isolé

Créer un nouvel immeuble (non syndic) et nouveau mandat gestion.

Rattachement gestionnaire sur mandat de gestion

Cliquer sur « fichier de base » puis « mandat de gérance », sélectionner le mandat recherché et cliquer sur « transferts comptables ».

Modifier les rattachements gestionnaires/comptable/assistant.

3. Problèmes occupants et fournisseurs

3.1 Que faire si un occupant n'arrive pas à se connecter sur ChouetteCopro?

Dans un premier temps, vérifiez que l’occupant en question est bien inscrit sur ChouetteCopro.

Sélectionnez l’immeuble où réside l’utilisateur, puis cliquez dans « Mon immeuble » puis «Configurer ».

Rendez-vous en bas de page où figure la liste des occupants inscrits.

Si l’occupant est inscrit sur la plateforme ChouetteCopro, vous pouvez lui renvoyer une invitation.

Si l’occupant n’est pas inscrit sur la plateforme ChouetteCopro, vérifiez que l’occupant soit bien inscrit dans Crypto.

Si l’occupant n’est pas inscrit sur Crypto, nous vous invitons à renseigner son email impérativement.

Il sera automatiquement inscrit sur ChouetteCopro à la prochaine synchronisation.

La synchronisation s’effectue 1 fois par jours : à 4 heure du matin

Si l’occupant est inscrit sur Crypto mais pas sur la plateforme :

Nous vous invitons à envoyer un email à l’adresse suivante : support@chouettecopro.com

 

3.2 Que faire si un prestataire n'arrive pas à se connecter sur ChouetteCopro

Dans un premier temps, vérifiez que le prestataire en question est bien inscrit sur ChouetteCopro.

Sélectionnez un immeuble dans le menu déroulant puis cliquez dans « Gérer » puis « Prestataires« .

Vous pouvez ensuite chercher le prestataire à l’aide de la barre de recherche « Prestataires ».

Si le prestataire est bien inscrit, il convient de vérifier :

  • que l’email renseigné est correct
  • que le prestataire ouvre la plateforme depuis un navigateur CHROME
  • qu’il a bien supprimé ses cookies
  • qu’une demande d’intervention ou de devis lui a bien été transmis

Comment supprimer ses cookies :

– Ouvrir une page Google Chrome

– Se rendre sur la page de ChouetteCopro

– Cliquer sur le cadenas en haut à gauche, puis sur « Cookies »

– Cliquer sur supprimer autant de fois qu’il y a de cookies.

Si le prestataire n’est pas inscrit sur la plateforme ChouetteCopro, vérifiez que le prestataire soit bien inscrit dans Crypto :

  • Si le prestataire n’est pas inscrit sur Crypto, nous vous invitons à renseigner son email impérativement. Il sera automatiquement inscrit sur ChouetteCopro à la prochaine synchronisation.
  • Si le prestataire est déjà inscrit sur Crypto, nous vous invitons à envoyer un mail à l’adresse suivante : support@chouettecopro.com

4. Modification des informations personnelles

Afin de modifier vos informations personnelles (adresse email, nom, prénom, numéro de téléphone), vous devez effectuer cette action directement dans Crypto.

Vous pouvez modifier les informations suivantes sur la plateforme ChouetteCopro :

  • Vos alertes par email (toute personne n’ayant jamais finalisée son inscription est paramétrée par défaut en récapitulatif journalier)
  • La visibilité de la pastille de notification sur les signalements
  • Votre mot de passe

Pour se faire, cliquez sur l’onglet « mon compte ».

Cliquez ensuite sur le bouton « modifier mes informations ».

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