Guide du Gestionnaire en gestion locative

ChouetteImmo est une plateforme de communication qui simplifie l’entretien du logement, et met en relation l’occupant, l’Agence Locative et les prestataires techniques.

Accessible sur tous les écrans (smartphones, tablettes et ordinateurs), ChouetteImmo vous permet de mieux communiquer auprès de vos clients, d’avoir un meilleur niveau d’informations sur l’immeuble et d’être plus productif grâce à une diminution des sollicitations.

Il existe trois profils sur la plateforme :

• Les locataires: Occupants du lot
• Les bailleurs: Propriétaires du lot (ne seront pas notifiés des événements sur la plateforme mais pourront les consulter s’ils se connectent)
• Le gestionnaire: l’Agence locative

Rendez votre travail visible auprès de vos clients : souvent les actions du quotidien d’un gestionnaire sont peu reconnues par les partis d’un logement  et entrainent des insatisfactions non justifiées. Avec ChouetteImmo, votre efficacité est valorisée et vous êtes en mesure d’anticiper les réclamations de vos clients.

Gérez plus efficacement les incidents techniques : communiquez facilement vers l’ensemble de vos clients et fournisseurs : moins d’appels/emails à traiter de la part des occupants et moins d’appels/emails à passer vers vos fournisseurs pour pouvoir vous concentrer sur la relation client et le conseil.

Assurer un meilleur suivi opérationnel des problèmes, et pouvoir consulter l’historique des incidents techniques déjà résolus.

Améliorez l’expérience client et différenciez-vous sur le marché : sensibilisez les occupants à l’entretien de leur grâce à une plateforme ludique qui permettra de prendre soin de leur bien commun. Restez en contact avec vos clients et facilitez le lien avec les prestataires techniques afin de réduire la chaine d’information et le temps de résolution d’un incident.

Parc
Nombre de lots qui composent votre parc.

Signalements
Nombre de signalements classés selon leur statut : à traiter, en cours et clôturés.

Demande de Devis
Il s’agit du nombre de devis à traiter, en cours et clôturés. Vous pouvez ainsi voir l’historique de tous les devis actuels et/ou passés.

Ordres de Services
Il s’agit du nombre d’Ordres de Services passés. Vous avez accès aux signalements et aux PDF envoyés aux prestataires techniques.

Prestataires
Vous pouvez consulter ici la liste de vos prestataires techniques. Vous pouvez les ajouter ou les retirer de vos favoris. La fonction « Favoris » vous permet de sélectionner plus rapidement et facilement le prestataire en question lorsque vous envoyez un Ordre de Service.

L’onglet « Signalements » vous permet de consulter tous les signalements de l’immeuble. Ils sont classés en trois colonnes :

• A traiter: Le Gestionnaire n’est pas intervenu sur les signalements de cette colonne
• En cours: il y a déjà eu une intervention sur ces signalements par le Gestionnaire
• Clôturés: tous les signalements qui sont résolus apparaissent dans cette colonne. Cela vous permet de disposer d’un historique des incidents de l’immeuble.

Le passage d’une colonne à une autre se fait automatiquement dès lors qu’une mise à jour est effectuée par le Gestionnaire.

Lorsque vous cliquez sur un signalement, le détail de ce dernier apparaît. Vous pouvez ensuite effectuer quatre actions principales et une action secondaire :

• Répondre : ce bouton vous permet d’écrire un commentaire. Des messages types sont préenregistrés et vous permettent de répondre en quelques secondes à vos clients. Votre réactivité générera de la satisfaction !
• Demander un devis: ce bouton vous permet de contacter un prestataire de votre choix pour demander un devis. Détails ci-dessous.
• Envoyer un OS: détails ci-dessous.
• Clôturer: ce bouton vous permet de fermer la discussion sur ce signalement lorsque ce dernier est résolu. Il apparaitra alors dans la colonne des signalements clôturés.

Dans cet onglet, vous accédez à un tableau récapitulatif de tous vos devis.

En cliquant sur « Détails », vous accéder à toutes les informations concernant la demande de devis (la catégorie, le motif du devis, la date de création, la référence interne, le contact, le délai d’intervention souhaité, la visibilité des référents).

De même, vous pouvez accéder au signalement en cliquant sur le bouton « Voir le signalement initial ».

ChouetteImmo vous permet de demander un devis à un prestataire de votre choix en quelques clics :

1. Lorsque vous souhaitez générer une demande de devis, cliquez sur le signalement en question puis sur le bouton « Demander un devis »
2. Sélectionnez le prestataire, préalablement inscrit ou mis dans vos favoris, ou inscrivez-le manuellement. Puis, remplissez les différents champs.
3. Cliquez sur « Valider » et un email part :

• Vers votre prestataire avec le signalement original et toutes ses notifications pour faciliter la préparation de l’intervention
• Vers l’occupant pour le notifier que l’agence locative a fait son travail

Cet onglet vous permet de consulter tous les ordres de services que vous avez passé sur le logement. Vous avez accès au signalement et au PDF envoyé aux prestataires techniques.

ChouetteImmo vous permet d’affecter votre prestataire technique sur un ordre de service en quelques clics et d’en informer vos clients :

1. Lorsque vous souhaitez générer un ordre de service, cliquez sur le signalement en question puis sur le bouton « Envoyer un OS ».
2. Sélectionnez le prestataire, préalablement inscrit ou mis dans vos favoris, ou inscrivez-le manuellement. Puis, remplissez les différents champs.
3. Cliquez sur « Valider » et un email part :

• Vers votre prestataire avec la pièce jointe et le signalement original + photo éventuelle pour faciliter la préparation de l’intervention
• Vers l’occupant pour le notifier que l’agence locative a fait son travail

Afin de faciliter la gestion des logements gérés ChouetteImmo vous permet d’inscrire et de désinscrire de l’application vos différents locataires et propriétaires.
Pour cela il vous suffit de vous rendre sur la page configurer logement et d’inscrire ou de désinscrire un locataire en planifiant sa date de départ ou d’arrivée.

Dans le coin supérieur droit de votre écran, vous pourrez accéder à votre compte et le configurer.

À tout moment, vous pouvez modifier les informations vous concernant et générer un nouveau mot de passe. (Veuillez noter que cette option n’est pas disponible si votre agence est interconnectée)

Vous préférez ne recevoir qu’un récapitulatif journalier des signalements de votre immeuble ?

Chez ChouetteImmo, on s’adapte à vos besoins et il suffit d’aller dans l’onglet Mon compte et de cliquer sur « modifier mes alertes » pour choisir la fréquence des notifications qui vous convient le mieux !

En choisissant le récapitulatif journalier, vous recevrez un mail chaque jour à 8 heures avec les signalements des dernières 24 heures. Notez que vous serez toujours averti en cas de nouveau signalement.

Pour vous aider à avoir la communication la plus chouette possible, nous avons sélectionné pour vous quelques bonnes pratiques d’usage de la plateforme :

En tant que Gestionnaire, les utilisateurs attendent de vous que vous soyez présents sur la plateforme. Plus vous serez présents et réactifs et plus vos clients seront satisfaits ! Tenez-les au courant et vous éviterez un trop plein de réactions généré par les inquiétudes de chacun. L’enjeu est de rassurer en montrant que le sujet est pris en compte.

Afin de vous accompagner dans cette démarche, ChouetteImmo vous permet en quelques secondes de prendre en compte les signalements de vos clients. Lors de la réception du mail de notification vous pouvez accéder directement à la plateforme depuis le lien présent dans le mail, sélectionner un message type et répondre à vos clients.

Chouette non ?

Votre tableau de bord est structuré de façon à vous simplifier la tâche. Aussi il est important de penser à clôturer les signalements qui sont résolus. En effet, cela permettra d’arrêter les commentaires sur le signalement en question mais aussi de passer ce dernier dans la colonne « clôturés ». Cette colonne vous confère des avantages : la traçabilité et l’historisation des incidents est facile à réaliser et vous permet d’organiser vos réunions avec des éléments de réflexion supplémentaires : quels sont les incidents les plus récurrents, qu’est ce qui peut être amélioré dans la gestion quotidienne, etc.

Noter que les auteurs des signalements en question sont eux aussi habilités à clôturer les signalements.

Cette action vous confère deux avantages. Tout d’abord, votre action sera visible par les utilisateurs et leur fera donc savoir que vous avez fait votre travail. Ainsi, moins de sollicitations pour vous et de la satisfaction pour vos clients. Deuxièmement, la plateforme relancera automatiquement le prestataire si celui-ci ne répond pas à votre demande. Il pourra alors rendre compte sur la plateforme et aux yeux de tous du suivi de la résolution de l’incident.

Dans le cadre de la gestion locative, le gestionnaire et le bailleur peuvent désormais échanger entre eux au sein même de la plateforme que ce soit pour des signalements ou des mises à jour sans pour autant déranger le locataire et valoriser votre métier.

Pour effectuer un nouveau signalement :

Pour utiliser la discussion privée lors d’un signalement, il vous suffit de sélectionner l’interlocuteur « Bailleur ».

Le bailleur sera notifié et sa réponse sera seulement visible par le gestionnaire

Dans le cadre de la mise à jour d’un signalement du locataire :

Dans le cadre d’un signalement fait par le locataire , vous pouvez à tout moment échanger avec le bailleur uniquement. Il suffit de sélectionner l’affichage par discussion Gestionnaire / Bailleur pour mettre à jour uniquement vers le bailleur.

Vous avez une question particulière, ou simplement besoin d’un coup de pouce ? Nous sommes disponibles à l’adresse contact@chouette.immo

En vous souhaitant une bonne utilisation,

L’équipe ChouetteImmo